Version du 22/10/2022

Table des matières

Préambule

1. Principes généraux
   1. Champ d’application
   2. Respect du Code
   3. Entrée en vigueur
2. Sécurité de l’information et des actifs
   1. Contrôle de l’information
   2. Utilisation des actifs de la société
3. Relations avec les tiers
   1. Concurrence loyale
   2. Conduite à l’égard des actionnaires, clients, partenaires commerciaux, consultants et organismes publics
   3. Conflits d’intérêt
   4. Corruption, avantage et dons
   5. Communication financière
4. Relations internes
   1. Respect des droits fondamentaux des collaborateurs
   2. Formation et développement de carrière
5. Responsabilité sociale
   1. Respect des normes internationales
   2. Respect de l’environnement
   3. Respect de la Santé et Sécurité

Préambule

Le présent Code de bonne conduite (ci-après le « Code ») présente les grands principes et les lignes directrices qui définissent les pratiques commerciales et les relations internes au sein de la société KIPLAID SAS 898 089 446 RCS PARIS (ci-après « KIPLAID » ou la « Société ») propriétaire de la marque déposée KIPLAID.

Le Code s’applique à l’ensemble des collaborateurs de KIPLAID, que ce soit dans les relations qu’ils entretiennent entre eux, ou dans leurs relations avec les actionnaires, les organismes publics, les administrations, les clients et les fournisseurs.

Il fournit des repères utiles aux collaborateurs de la Société afin qu’ils puissent prendre des décisions et adopter des mesures appropriées dans le cadre de leurs actions professionnelles et qu’ils conduisent leurs activités de la manière la plus intègre et exemplaire possible.

Toute violation du présent Code, qui constituerait également une violation de la loi et/ou de la règlementation applicable, pourrait donner lieu à des poursuites et sanctions disciplinaires, conformément à la législation applicable.

I. Principes généraux

1.Champ d’application

Le Code s’applique d’abord à l’ensemble des collaborateurs de la Société, peu importe leur statut de dirigeant, de directeur ou de salariés, leur niveau de responsabilité, la durée de leur contrat (durée déterminée ou indéterminée) et leur temps de travail (temps partiel ou temps plein).

Ses dispositions concernent les relations au sein de la Société et également les relations de la Société avec les investisseurs, les organismes publics, les administrations, les clients, les fournisseurs de produits ou services y compris les sous-traitants et consultants.

Les dispositions du Code sont applicables dans l’intégralité des pays dans lesquels KIPLAID opère, et à toutes les activités conduites par KIPLAID, que ce soit de manière permanente ou ponctuelle (voyages d’affaires, séminaires, réunions, conférences, programmes de formation …etc.).

En cas de contrariété entre les règles édictées dans le Code et la législation d’un pays, cette dernière prévaudra à l’égard des collaborateurs et partenaires de KIPLAID présents dans ce pays.

Quiconque aura connaissance ou sera informé d’une violation du Code est encouragé à la signaler à la Direction de la Société en envoyant un courriel à l’adresse ci-après : contact@kiplaid.fr

La confidentialité d’un tel signalement sera assurée en conformité avec la législation.

En cas de difficultés de compréhension d’une règle édictée par le Code ou de la législation, chaque collaborateur pourra s’adresser à sa hiérarchie ou à la direction juridique de la Société.

2. Respect du Code

Il est nécessaire que chacun ait connaissance des règles qui sont édictées dans le présent Code. A cette fin, chaque collaborateur de KIPLAID recevra et signera une copie du Code en même temps que son contrat de travail.

Les salariés seront informés par écrit de tous changements dans les dispositions du Code au fur et à mesure de leur adoption et sera invité à en signer un exemplaire.

Si l’ensemble des collaborateurs doit adhérer au Code et agir en conformité avec l’intégralité de ses dispositions, il revient plus particulièrement aux membres de la direction et de l’encadrement de KIPLAID de diffuser les valeurs sociales et éthiques qui imprègnent le Code et de s’assurer de leur respect par eux-mêmes d’abord puis par le personnel.

Dans la mesure où tout écart de conduite ou non-respect des règles contenues dans le Code est susceptible de nuire gravement à l’image de KIPLAID et de causer un préjudice financier non négligeable, les collaborateurs doivent faire preuve d’une vigilance sans faille concernant le respect des règles énoncées par le Code.

3. Entrée en vigueur

Le présent Code entre en vigueur le 1^er juin 2021.

II Sécurité de l’information et des actifs

1. Contrôle de l’information

Confidentialité

Tous les collaborateurs ayant eu accès à une information confidentielle devront veiller à en préserver la stricte confidentialité. Sont considérées comme confidentielles notamment les informations suivantes :

• Informations sociales ;
• Information personnellement identifiable.
• Informations relatives aux clients, prospects, partenaires et fournisseurs ;
• Savoir-faire, technologies, et secrets commerciaux ;
• Information financière, modèles de coûts et prix clients ;
• Spécifications techniques, données, prototypes, résultats de la recherche ;
• Programmes de marketing, plan commercial ;

En cas de doute d’un collaborateur sur le caractère confidentiel d’une information, il pourra interroger son supérieur hiérarchique. Dans l’attente de sa réponse, il est préférable de considérer que l’information est confidentielle.

Si une information confidentielle doit être diffusée, un accord écrit préalable de la direction devra être obtenu, et un accord de confidentialité fourni par la direction devra être signé avant la révélation de ladite information. L’information sera alors diffusée dans les conditions prévues par cet accord.

Tous les collaborateurs de KIPLAID doivent également respecter le caractère privé des données concernant leurs collègues.

KIPLAID respecte l’ensemble des lois et réglementations en matière de protection des informations et données personnelles. KIPLAID ne conserve que les informations nécessaires d’un point de vue professionnel ou légal. Ces données et informations sont conservées conformément à la réglementation en vigueur. KIPLAID limite l’accès à ces données et informations aux seules personnes habilitées, pour lesquelles ces données et informations sont nécessaires à l’accomplissement de leur mission. Ces personnes habilitées s’engagent à conserver la plus stricte confidentialité sur ces données et informations.

Communication externe

Concernant la transmission d’informations aux médias et investisseurs, KIPLAID a confié cette mission à des personnes spécifiques. En conséquence, toutes les questions relatives aux rapports avec les médias et investisseurs doivent être adressées à ces départements.

2. Utilisation des actifs de la société

Les fonds ou biens corporels ou incorporels de KIPLAID ne doivent aucunement être utilisées à des fins illicites, personnelles ou sans rapport avec l’activité professionnelle, sauf mise à disposition particulière de l’actif auprès du collaborateur par KIPLAID dans des conditions d’utilisation préalablement définies par écrit.

III. Relations avec les tiers

1. Concurrence loyale

KIPLAID veille à assurer une concurrence loyale avec ses concurrents et des négociations contractuelles équitables avec ses partenaires commerciaux. KIPLAID conduit ses activités dans le respect de la légalité et de l’éthique, et a les mêmes exigences à l’égard de ses partenaires commerciaux, fournisseurs et clients.

KIPLAID respecte, tant dans ses activités quotidiennes que lors de l’adoption de décisions stratégiques les règles relatives à la concurrence qui prohibent notamment toute entente, pratique concertée ou abus de position dominante sur un marché donné. Plus généralement, il bannit toute pratique visant à évincer un concurrent du marché.

Aussi, aucune information, quelle qu’elle soit, relative aux relations avec la clientèle, aux prix, aux coûts ou autres questions similaires, ne saurait être échangée ou communiquée aux concurrents de KIPLAID.

KIPLAID s’engage à s’abstenir de tout comportement déloyal envers ses concurrents. Seront ainsi évités les accords, écrits ou non, portant sur toute action ou décision susceptible de nuire à la concurrence, donc contraire au Code. De même la collecte d’informations sur les concurrents n’interviendra que par le biais de l’utilisation de ressources et selon des modalités en conformité avec la réglementation en vigueur.

En cas de doute sur la conformité de certains actes ou décisions, l’avis de la direction devra être sollicité.

2. Conduite à l’égard des actionnaires, clients, partenaires commerciaux, consultants et organismes publics

Relations avec les actionnaires

Nos actionnaires ont accordé leur confiance à KIPLAID en constituant ou en contribuant à son capital. A ce titre, ils méritent toute notre reconnaissance.

KIPLAID a pour objectif de préserver ce capital, d’en assurer une rentabilité appropriée et de mettre en œuvre une politique transparente et responsable à l’égard de ses actionnaires.

KIPLAID est attentif à la mise en œuvre des principes et recommandations internationaux en matière de gouvernance d’entreprise.

Relations avec les clients

KIPLAID est à l’écoute permanente des clients et s’efforce de développer des solutions efficientes adaptées à leurs besoins.

Il s’attache à tenir intégralement ses engagements à leur égard et à exercer ses compétences avec conscience et rigueur. A ce titre, il accorde une extrême importance à la sécurisation des données et de ses services.

Relations avec les partenaires commerciaux

KIPLAID cherche à établir une relation durable avec ses partenaires commerciaux afin d’apporter le meilleur niveau de prestation possible. A cette fin, la Société s’efforce de conduire ses relations commerciales avec excellence, intégrité et respect et attend en retour un comportement similaire de la part de ses partenaires.

Dans ses relations commerciales, KIPLAID privilégie la loyauté. Le choix des partenaires et la conclusion des transactions s’effectuent sur la base de critères objectifs de qualité, de prix, de fiabilité, et sur la conformité aux exigences légales.

KIPLAID encourage vivement ses partenaires commerciaux à prendre connaissance du Code et à le respecter.

Relations avec les consultants

Les contrats de consultants sont conclus avec des entreprises ou des personnes ayant les compétences requises pour contribuer au développement de KIPLAID.

KIPLAID sélectionne ses consultants et détermine les conditions de leur contrat sur la base d’un cahier des charges précis.

KIPLAID encourage vivement ses consultants à prendre connaissance du Code et à le respecter.

Relations avec les organismes publics

KIPLAID entretient des relations ouvertes et de coopération avec toutes les autorités et administrations avec lesquelles il est en contact.

3. Conflits d’intérêt

Les collaborateurs de KIPLAID doivent tout mettre en œuvre pour éviter toute situation de conflits d’intérêt, directs ou indirects, dans le cadre de leurs relations avec les clients et partenaires commerciaux.

Nul ne saurait conclure de transaction en échange d’un avantage personnel.

Des intérêts privés ou des relations personnelles ne doivent en aucun cas influencer les activités de KIPLAID, ni ses recrutements ou les promotions accordées.

De même et afin d’éviter tout soupçon de conflit d’intérêt, il convient, avant toute nomination d’un proche d’un collaborateur ou toute intervention de celui-ci pour KIPLAID, d’informer le supérieur hiérarchique direct de l’existence de ce lien et d’obtenir son autorisation préalable et celle de la direction.

En cas de situation de conflit d’intérêts, le collaborateur devra en informer immédiatement son supérieur hiérarchique afin de trouver une solution pour mettre un terme rapide à cette situation.

4. Corruption, avantages, dons

Corruption

KIPLAID interdit la corruption sous toutes ses formes dans les relations commerciales ainsi que les comportements complaisants à l’égard de cette infraction, et ce quel que soit le pays où l’activité est exercée.

Avantages et dons

Il est interdit de proposer, d’accorder ou de verser, directement ou indirectement (par le biais de prêts non remboursables, par exemple) des pots-de-vin, cadeaux et autres avantages pour influencer les décisions ou obtenir un marché, fût-ce dans l’intérêt de KIPLAID.

KIPLAID et ses partenaires commerciaux s’engagent en conséquence à ne prendre part à aucune transaction laissant manifestement suspecter le versement de pots-de-vin ou l’octroi d’avantages indus.

De même, KIPLAID et ses partenaires commerciaux ne sauraient, directement ou indirectement, accepter ou réclamer des pots-de-vin ou autres avantages dans l’exercice de leurs fonctions, ou en dehors de leur activité dès lors que l’avantage consenti est susceptible d’influencer leur pratique professionnelle.

Néanmoins, dans la mesure où l’acceptation et l’offre occasionnelle de cadeaux ou d’invitations d’une valeur modeste peuvent contribuer à de bonnes relations d’affaires, les cadeaux, invitations ou autres participations à des événements sont tolérés à la condition qu’ils n’influencent pas l’objectivité professionnelle du salarié ou du dirigeant concerné.

Enfin, KIPLAID souhaitant assurer une relation transparente avec les autorités publiques, il interdit de proposer ou d’accorder des gratifications ou autres avantages à des agents publics ou employés de l’administration.

Communication financière

KIPLAID s’assure que l’ensemble des informations figurant dans ses documents financiers ou autres, soient exactes. C’est une des clés du succès de toute entreprise. C’est essentiel à la conduite honnête, efficace et licite de notre activité. En particulier, il est primordial de fournir à nos actionnaires des informations transparentes, fidèles et fiables. KIPLAID s’assure que ses activités ne servent pas à « blanchir » des fonds en provenance d’activités criminelles.

IV Relations internes

1.Respect des droits fondamentaux des collaborateurs

KIPLAID est très attaché au respect de la dignité de la personne et à l’égalité des chances. Il attend de l’ensemble des collaborateurs qu’il adopte, tant au sein du groupe et qu’à l’égard des clients et partenaires commerciaux, un comportement en adéquation avec ce principe.

A ce titre, il est absolument interdit de pratiquer des discriminations et des inégalités de traitement fondées sur le genre, l’orientation sexuelle, l’appartenance ethnique, l’ascendance, la race, le pays d’origine, la couleur de peau, la nationalité, l’opinion politique ou philosophique, la religion, l’adhésion à un syndicat, l’incapacité physique, l’âge ou l’état civil.

De même, KIPLAID ne tolère aucune forme de harcèlement, d’intimidation, de brimade ou violence physique, psychologique ou sexuelle.

KIPLAID refuse d’employer ou de faire travailler toute personne contre sa volonté et les employés doivent être libres de mettre un terme à leur emploi conformément à la loi.

KIPLAID attribue une rémunération équitable et garantit le revenu minimum applicable.

KIPLAID s’interdit de recourir au travail des enfants : KIPLAID n’emploie aucun travailleur mineur âgé de moins de 15 ans, ou dans les pays soumis à l‘exception applicable aux pays en voie de développement de la Convention 138 de l’Organisation internationale du Travail, aucun travailleur mineur âgé de moins de 14 ans.

KIPLAID promeut le respect de l’autre, la loyauté et la confiance dans les relations professionnelles et exige, en conséquence, que chacun de ses collaborateurs incluant les étudiants agisse conformément à ces principes.

En cas de mésentente ou d’altercation, les collaborateurs concernés sont incités à s’adresser à leur supérieur hiérarchique direct ou à la direction qui tentera d’apaiser la situation et de trouver une solution, en veillant à écouter les arguments de chaque partie prenante.

KIPLAID privilégie un climat d’ouverture et de communication et fait du dialogue social une de ses préoccupations majeures.

La préservation de l’intégrité physique des collaborateurs sur leur lieu de travail est un objectif fondamental pour KIPLAID.

Toutes les règles relatives à la protection des travailleurs et à la prévention des accidents du travail doivent être scrupuleusement respectées et il appartient à chacun des collaborateurs de KIPLAID de s’assurer de l’observation de ces règles.

2. Formation et développement de carrière

KIPLAID veille à assurer une formation continue à ses collaborateurs conformément à la loi.

La sélection de tout collaborateur et sa nomination à un poste se fondent exclusivement sur les qualifications et compétences de ce collaborateur, ainsi que sur le respect des dispositions légales applicables.

V Responsabilité sociale

1. Respect des normes internationales

KIPLAID applique les conventions sociales internationales en matière de travail et de respect des droits fondamentaux des personnes (conventions du Bureau International du Travail, Déclaration universelle des droits de l’homme, convention de l’ONU sur les droits de l’enfant).

Les principes qui en découlent comprennent notamment l’interdiction du travail des enfants et du travail forcé, le droit à un salaire, la liberté d’association ainsi que l’existence de conditions de travail décentes. Il appartient à la direction et à l’encadrement de KIPLAID de s’assurer de l’observation de ces principes.

2. Respect de l’environnement

KIPLAID est soucieux de la préservation du patrimoine naturel.

KIPLAID s’engage à prendre à tout moment en considération l’impact de ses activités sur l’environnement. A cet égard, KIPLAID s’attache à respecter strictement les lois sur l’environnement et à promouvoir le développement durable.

Pour ce faire, il s’emploie à utiliser, chaque fois que cela est possible, des technologies “propres” et veille à gérer durablement les ressources naturelles disponibles, à maîtriser la consommation d’énergie, à diminuer l’impact de la production sur l’environnement et à mettre en œuvre des investissements responsables en matière d’environnement.

KIPLAID prend activement part aux mesures de protection de l’environnement et de promotion du développement durable.

Son offre de services s’inscrit pleinement dans ces impératifs notamment en permettant d’éviter des déplacements inutiles aux avocats qui utilisent KIPLAID.

Enfin, KIPLAID souhaite sensibiliser l’ensemble de son personnel et de ses interlocuteurs (partenaires commerciaux, collectivités locales …etc.) aux questions liées à l’environnement, en adoptant des mesures qui privilégient la prise en compte des enjeux environnementaux (le choix d’un partenaire peut résulter principalement de sa politique de protection de l’environnement par exemple).